Seit dem 25.05.2018 gelten europaweit die Vorschriften und Maßgaben nach der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Selbstverständlich gilt die DSGVO nicht nur für kommerzielle Unternehmen, sondern auch für Vereine und Verbände, die sich ebenfalls mit den neuen Vorgaben der DSGVO vertraut machen und notwendige Anpassungen vornehmen sollten. Bei Nichtbeachtung oder Verstößen können nach der neuen Rechtslage drastische Bußgeldstrafen drohen.
Viele Grundsätze, die auch aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bekannt sind und Gültigkeit haben, bleiben auch in der DSGVO erhalten. Für Vereine besteht die Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, wenn in der Regel mehr als neun Personen im Verein ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dieser muss gemäß Art. 37 Abs. 8 DSGVO der jeweiligen zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Das frühere Verfahrensverzeichnis findet man in modifizierter Form und unter dem Begriff "Verarbeitungsverzeichnis" in Art. 30 DSGVO wieder. Darin müssen sämtliche Prozesse, die im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten bestehen, aufgeführt und genau beschrieben werden.
Jeder Verein sollte zunächst genau hinterfragen, wann, wie und in welchen Bereichen mit personenbezogenen Daten umgegangen wird. Entscheidend ist also, welche Prozesse hängen mit der Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und Löschung von personenbezogenen Daten zusammen.
- Bestellung eines Datenschutzbeauftragten
- Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses (Art. 30 DSGVO)
- Vereinbarungen zur Auftragsdatenverarbeitung mit externen Dritten
- Überarbeitung von Einwilligungserklärungen
Der Landessportbund Thüringen hat zu dieser Thematik eine Download-Sammlung für Sportvereine und -verbände erstellt. Dort finden Sie Mustervorlagen für:
- Datenschutzinformationen für Aufnahmeanträge
- Einwilligungen zur Veröffentlichung von Personenbildnissen
- Fotos bei öffentlichen Veranstaltungen
- Datenschutzinformationen zu Veranstaltungsfotos
- Fotoaushang vor Ort
- Aufnahmeanträge
- freiwillige Daten beim Aufnahmeantrag
- Datenschutz auf Internetseiten
- Datenschutz beim Aufnahmeantrag